Site Yönetimi Nasıl Yapılır? Kat Malikleri Kurulu, Yönetici ve Denetçi Görevleri

Kat malikleri kurulu, sitenin veya apartmanın en üst karar organıdır — tüm bağımsız bölüm maliklerinden oluşur. Anagayrimenkulün kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gerekli kararları almak, ortak giderlere katılma paylarını (yani aidat miktarını) belirlemek ve toplanmasına karar vermek bu kurulun yetkisindedir.

Yönetici veya yönetim kurulu, kendi başına aidat miktarını belirleyemez veya büyük harcama kararı alamaz — bu yetki kat malikleri kuruluna aittir; yönetici yalnızca alınan kararları uygular.

Kat malikleri, anagayrimenkulün yönetimini kendi aralarından seçecekleri bir yönetici veya yönetim kurulu aracılığıyla yürütür. Yöneticinin görevleri arasında kat malikleri kurulu kararlarının yerine getirilmesi, anayapının korunması-bakımı-onarımı için gerekli tedbirlerin alınması, sigorta ettirilmesi, aidat/avans toplanması, banka hesabı açtırılması, gerektiğinde dava/icra takibi başlatılması ve kat malikleri kurulunu toplantıya çağırma yer alır.

Diğer bir yazımızda (Site ve Apartman Yöneticisinin Uyması Gereken Kurallar) yöneticinin hukuki sorumluluğunu ve sahip olmadığı yetkileri (örneğin ceza kesme yetkisinin bulunmaması) daha ayrıntılı ele alıyoruz.

Denetçi (veya denetim kurulu), kat malikleri kurulu adına yöneticiyi ve yönetimi denetleyen kat malikidir. Denetçinin görevi yalnızca mali kayıtları incelemekle sınırlı değildir — toplanan paranın amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını, ortak alanlarla ilgili yapılması gereken faaliyetlerin gerçekten yerine getirilip getirilmediğini de kontrol eder.

Şeffaf bir site yönetiminde denetçinin gelir-gider kayıtlarına kolayca erişebilmesi kritik önemdedir — bu noktada dijital bir sistem, denetçinin işini kağıt/Excel kayıtlarına göre çok daha hızlı ve güvenilir hale getirir.

Bu üçlü yapının amacı, tek bir kişinin (yöneticinin) hem karar alıp hem harcayıp hem de kendi kendini denetlemesini önlemektir. Pratikte en sık görülen sorun, bu sınırların net çizilmemesi: yöneticinin kat malikleri kurulundan onay almadan harcama yapması, ya da denetçinin sadece isim olarak var olup fiilen denetim yapmaması.

Sağlıklı bir site yönetimi için üç organın da görevini bildiği, kayıtların şeffaf tutulduğu ve genel kurulda düzenli hesap verildiği bir düzen kurulmalıdır.